Prodaro Software FAQ

Fragen und Antworten zu Prodaro Rechnungsbüro

Bitte klicken Sie auf eine Frage, um die Antwort anzuzeigen.

1. Wie kann ich das Briefpapier ändern? Wie kann ich einem Vorgang ein Briefpapier zuweisen?

Wählen Sie im Hauptfenster in der Navigation links den Menüpunkt Einstellungen. Es öffnet sich das Fenster Einstellungen. Dort wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt Briefpapier. Mit dem Schalter Neu kann ein neues Briefpapier erstellt werden. Mit dem Schalter Bearbeiten kann das ausgewählte Briefpapier bearbeitet werden. Beachten Sie dabei, dass das Briefpapier in allen Vorgängen geändert wird, in denen es genutzt wird.

Briefpapier einem Vorgang (Rechnung) zuweisen

Sobald der Vorgang (Rechnung) ausgegeben wird (Ausdruck, E-Mail-Versand, PDF-Export), wird dem Vorgang ein Briefpapier zugewiesen. Diese wird bei jeder weiteren Ausgabe benutzt. Sollte es mehrere Briefpapiere geben, wird das erste aktive Briefpapier zugewiesen, dass für diesen Vorgangstyp und Sprache des Vorgangs gefunden wird. Das dem Vorgang zugewiesene Briefpapier kann auch selbst festgelegt oder nachträglich durch ein anderes getauscht werden. Dazu muss die Option Einstellungen | Briefpapier | Das Briefpapier kann im Vorgang manuell ausgewählt werden markiert sein. So ändern Sie das zugewiesene Briefpapier: Wählen Sie über das Hauptmenü Kunde/Vorgänge einen Vorgang aus. Anschließend gehen Sie rechts im Menü zu Vorgang | Erweitert | Briefpapier.

Auf meiner Rechnung soll nicht das Wort Rechnung sondern ein anderes Wort wie z.B. Proformarechnung, Vorkasserechnung usw. stehen

Duplizieren Sie unter Einstellungen | Briefpapier Ihr Rechnungsbriefpapier. Nennen Sie das neue Briefpapier z.B. Proformarechnung. Ändern Sie im Briefpapier-Editor das Wort Rechnung (oder den Platzhalter [-VorgangName-]) in das gewünschte Wort Proformarechnung.

Wenn Sie nun eine Rechnung mit dem Wort Proformarechnung ausstellen möchten, legen Sie eine neue Rechnung so wie immer an. Anschließend weisen Sie dieser Rechnung Ihr neues Proformarechnungs-Briefpapier zu. Mehr dazu oben unter der Überschrift "Briefpapier einem Vorgang (Rechnung) zuweisen".

Briefpapier-Editor

Spalten bearbeiten: ein-/ausblenden, Reihenfolge ändern, umbenennen, Größe ändern

Klicken Sie im Briefpapier-Editor doppelt auf eine beliebige Spaltenüberschrift wie z.B. Menge oder Gesamtpreis. Es öffnet sich das Fenster Artikel-Block bearbeiten. Dort Klicken Sie die Spalte an, die Sie ändern möchten. Anschließend stellen Sie die Eigenschaften dieser Spalte in dem Fenster wie gewünscht ein. Wenn eine Spalte nicht sichtbar sein soll, entfernen Sie den Haken vor dem Spaltennamen. Im Feld Titel kann die Spalte umbenannt werden. Bestätigen Sie anschließend alle Fenster mit OK, um die Einstellungen zu speichern.

Objekte (Texte/Bilder) liegen vor/hinter anderen Objekten

Wenn ein Objekt (Text/Bild) durch ein anderes Objekt verdeckt wird, können Sie die Reihenfolge (Schichtung) der Objekte ändern. Dazu wählen Sie ein Objekt aus. Dies ist durch Anklicken oder über die Liste Ausgewähltes Objekt möglich. Anschließend wählen Sie im Menü Objekt | Nach vorne setzen oder Nach hinten setzen.

Objekte können sich innerhalb oder außerhalb von Abschnitten (Kopfzeile, Schluss-Abschnitt) befinden. Neue oder eingefügte Objekte werden immer in den ausgewählten Abschnitten eingefügt.

Wenn sich ein Objekt z.B. außerhalb der Kopfzeile befindet, Sie es aber in die Kopfzeile einfügen möchten, wählen Sie das Objekt aus und wählen den Menüpunkt Bearbeiten | Ausschneiden. Nun wählen Sie die Kopfzeile aus. Dies ist durch Anklicken oder über die Liste Ausgewähltes Objekt möglich. Anschließend wählen Sie im Menü Bearbeiten | Einfügen.

2. Warum gibt es eine Lücke in den Rechnungsnummern. Wie kann ich diese schließen und in Zukunft verhindern?

Rechnungen (und andere Vorgänge) dürfen nur unter ganz bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen gelöscht werden. Fragen Sie in Zweifel Ihren Steuerberater. In der Regel werden Rechnungen storniert. Dann haben Sie keinerlei Probleme mit der Rechnungsnummer. Die Rechnung bleibt erhalten wird aber durch eine Gutschrift storniert/ausgebucht.

Wenn Sie eine Rechnung löschen, ist diese wirklich gelöscht. Der Zähler für die fortlaufende Rechnungsnummer wird allerdings dabei nicht zurückgesetzt. D.h. die gelöschte Rechnungsnummer ist verbraucht und wird nie wieder vergeben. Damit haben Sie eine Lücke in den Rechnungsnummern. Diese müssen Sie bei einer Betriebsprüfung plausibel begründen, was schwierig sein könnte.

Das lässt sich leider nicht anders automatisch lösen. Denn es kann diesen Fall geben: Ein Benutzer stellt die Rechnung 1 aus. Der Zähler für die Rechnungsnummer steht auf 1. Ein weiterer Benutzer stellt die Rechnung 2 aus. Der Zähler für die Rechnungsnummer steht nun auf 2. Nun wird die Rechnung 1 gelöscht. Der Zähler steht immer noch 2. Würde der Zähler nun einfach um eine Rechnungsnummer auf 1 zurückgestellt werden, würde die 2 doppelt vergeben werden, was nicht möglich und erlaubt ist.

Ein nachträgliches Füllen von Lücken ist nicht erlaubt, da die Rechnungsnummern in zeitlicher Reihenfolge vergeben werden müssen.

Beispiel

RE-1 10.07.2022
RE-2 11.07.2022 🠔 Löschen
RE-3 12.07.2022

Sie löschen am 13.07.2022 die Rechnung RE-2 und setzen danach den Nummernzähler auf 1. Nun wird eine neue Rechnung ausgestellt. Diese erhält die Nummer 2 mit dem Datum 13.07.2022. Die Liste der Rechnungen sieht nun so aus:

RE-1 10.07.2022
RE-2 13.07.2022 🠔 Neu
RE-3 12.07.2022

Es gibt zwar keine Lücke mehr, aber die Rechnungsnummern sind nicht mehr zeitlich fortlaufend vergeben. Dies ist nicht erlaubt.

Lösung

Nur für das Löschen der letzten Rechnung gibt es diese Lösung: Löschen Sie die letzte Rechnung. Danach stellen Sie den Zähler für die Rechnungsnummer um eine Nummer zurück. Das ist unter Einstellungen | Nummernkreise | Letzte vergebene fortlaufende Nr. möglich. Die nächste neue Rechnung erhält dann die auf diese Nummer folgende Nummer. Beispiel: Der Zähler steht auf 4. Eine neue Rechnung erhält die Nummer 5.

3. Können ausgestellte Vorgänge (Rechnungen) geändert werden? Wie kann ich das Ändern/Löschen von Vorgängen unterbinden? Was bedeutet festschreiben? Wie werden die GoBD erfüllt?

Wenn ein Vorgang (Rechnung) oder eine Buchung festgeschrieben wird, kann diese(r) nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Sie sind rechtlich verpflichtet, die Vorgänge bis zu einem bestimmten Zeitpunkt festzuschreiben. Erst dann sind die Vorgänge GoBD-konform gespeichert. Nach dem Festschreiben haben Sie die Möglichkeit den Vorgang zu stornieren und ggf. (korrigiert) neu auszustellen.

Solange der Vorgang noch nicht festgeschrieben ist und bestimmte Voraussetzungen vorliegen, dürfen Sie diesen auch abändern. Dies ist z.B. erlaubt, wenn Sie direkt nach dem Ausdruck einer Rechnung einen Tippfehler feststellen und Ihr Kunde diese Rechnung noch nicht erhalten hat. Für die genauen rechtlichen Regelungen fragen Sie bitte Ihren Steuerberater, da wir keine Rechts- und Steuerberatung leisten dürfen.

4. Wie kann ich von einer Edition (z.B. Standard) auf eine andere (z.B. Pro) wechseln?

Falls Sie noch keinen Freischaltcode für die größere Edition haben, müssen Sie zunächst ein Update auf die größere Edition bei uns im Shop erwerben. Sie erhalten einen neuen Freischaltcode. Wählen Sie nun eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Falls Sie bereits irgendeine Edition installiert haben, müssen Sie nichts herunterladen oder installieren. Starten Sie die bereits installierte Edition der Software. Anschließend wählen Sie im Hauptmenü Start und dann Extras | Freischalten | Freischalten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den erhaltenen Freischaltcode eingeben und das Fenster mit Freischalten bestätigen. Nun wird Ihre installierte Edition in die neue größere Edition umgewandelt.

  • Falls Sie die Software noch nicht installiert haben, installieren Sie die Testversion von Ihrer CD oder laden Sie diese hier herunter. Starten Sie die Installation und geben nach dem Programmstart unter Freischalten Ihren Freischaltcode ein.

5. Wie kann ich Vorgänge (Rechnungen) ohne Kunden-Nr. erstellen?

Aus technischen Gründen muss immer eine Kundennummer vergeben werden. Nur mit Hilfe der Kundennummer können verschiedene Daten im Programm miteinander Verknüpft werden.

Die KdNr. kann jedoch auf dem Ausdruck ausgeblendet werden. Erstellen Sie dazu ein Briefpapier ohne KdNr. Sie können auch zwei Briefpapiere nutzen: Eins mit und eins ohne KdNr.

6. Wie kann ich eine Datensicherung durchführen? Wie kann ich eine Datensicherung wiederherstellen/zurücksichern? Wie kann ich die Software (ein Mandant) auf ein anderes Gerät ohne Datenverlust umziehen? Wo liegen meine Daten?

Voraussetzungen

Das Programm verfügt über eine eingebaute Datensicherungs- und Datenrücksicherungfunktion. Diese können Sie nur nutzen, wenn das Programm als Einzelplatzlizenz installiert ist. Wenn Sie die Netzwerkinstallation nutzen oder wenn Sie die Daten mit einer Backupsoftware von einem anderen Hersteller sichern möchten, lesen Sie bitte den Abschnitt Manuelle Sicherung weiter unter.

Für die Datensicherung oder Datenrücksicherung müssen Sie sich im Login-Fenster befinden. Sollte dies nicht der Fall sein: Wählen Sie in der Hauptnavigation Start und anschließend Mandant/Benutzer wechseln/verwalten. Es öffnet sich das Fenster Login.

Datensicherung

  1. Erfüllen Sie zunächst die Punkte, die oben unter Voraussetzungen genannt wurden.
  2. Klicken Sie nun im Mandanten-Menü auf Datensicherung. Es öffnet sich das Fenster Datensicherung.
  3. Wählen Sie dort alle Mandaten aus, die Sie sichern möchten.
  4. Geben Sie unter Zielordner den Ordner an, in dem die Datensicherung gespeichert werden soll.
    Wenn Sie die Daten auf einen anderen PC übertragen möchten, wählen Sie hier z.B. einen USB-Stick aus. Nach der Datensicherung stecken Sie den USB-Stick in den PC, auf den die Daten übertagen werden sollen, installieren die Software und fahren mit dem Schritt Datenrücksicherung fort.
  5. Wenn die Datensicherung immer automatisch beim Beenden des Programms ausgeführt werden soll, wählen Sie die Option Datensicherung beim Beenden des Programms ausführen.
  6. Klicken Sie auf OK, um die Datensicherung zu starten.

Datenrücksicherung

  1. Erfüllen Sie zunächst die Punkte, die oben unter Voraussetzungen genannt wurden.
  2. Klicken Sie nun im Mandanten-Menü auf Datenrücksicherung. Es öffnet sich das Fenster Datenrücksicherung.
  3. Geben Sie unter Datensicherungsdatei die Datei an, die Sie mit der Datensicherungsfunktion dieser Software erstellt haben. Unter Zielordner geben Sie den Ordner an, in dem die Daten aus der Datensicherung wiederhergestellt werden sollen. Wenn Sie keinen speziellen Ordner wünschen, klicken Sie auf Standard-Ordner eintragen, um den Standard-Ordner dort einzutragen.
  4. Anschließend wählen Sie den Schalter Weiter.
  5. Im letzten Schritt wählen Sie alle Mandanten aus, die Sie wiederherstellen möchten.
  6. Bestätigen Sie mit dem OK-Schalter.

Manuelle Sicherung

Alle relevanten Dateien liegen im Mandantenordner (Siehe dazu auch nächster Abschnitt). Diesen haben Sie bei der Einrichtung Ihres Mandanten angelegt oder ausgewählt. Diesen Ordner können Sie mit einem beliebigen Datensicherungs-Programm sichern oder mit dem Windows Explorer auf ein Sicherungsmedium kopieren. Dabei muss sichergestellt sein, dass der Mandant in keinem Programm geöffnet ist.

Wenn Sie den gesicherten Mandantenordner wieder in der Software benutzen möchten, legen Sie einen neuen Mandanten an (oder bearbeiten einen vorhanden Mandaten) und geben dort den Mandantenordner zusammen mit der Datanbankdatei ein.

Wo befindet sich der Mandantenordner und wie kann er geändert werden?

Sie müssen sich im Login-Fenster befinden. Sollte dies nicht der Fall sein: Wählen Sie in der Hauptnavigation Start und anschließend Mandant/Benutzer wechseln/verwalten. Es öffnet sich das Fenster Login.

In diesem Fenster wählen Sie den Mandanten aus, dessen Mandantenordner Sie ermitteln möchten. Dazu klicken Sie den Mandantennamen einmal mit der linken Maustaste an. Anschießend gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Klicken Sie im Mandanten-Menü auf Ändern. Es öffnet sich das Fenster Mandant bearbeiten. Dort klicken Sie auf den Weiter-Schalter. Jetzt sehen Sie im Feld Datenbank-Ordner und Dateiname den Mandantenordner. Dort kann der Mandantenordner bei Bedarf auch geändert werden.
  • Klicken Sie im Mandanten-Menü auf Ordner öffnen. Der Mandantenordner wird im Windows Explorer geöffnet.

7. Wie kann ich die Darstellung der Preise ändern? Wie kann ich Netto- oder Bruttopreise ausweisen? Warum stimmt die Summe der Positionen nicht mit der Gesamtsumme überein? Warum gibt es Rundungsfehler?

Preise können auf zwei verschiedene Arten in Vorgängen/Rechnungen berechnet und ausgewiesen werden. Diese Einstellung wird Preisart genannt. Es kann zwischen Netto- oder Bruttopreisen gewählt werden. Dabei gibt es Unterschiede in der Darstellung der Preise/Summen auf den Vorgängen. Außerdem kann der Endpreis durch Rundungsdifferenzen bei beiden Preisarten voneinander abweichen.

Wenn Sie Beträge in eine Rechnung eingegeben haben und die Preisart nachträglich ändern, können ebenfalls Rundungsdifferenzen entstehen. Sie müssen dann die ursprünglichen Beträge ggf. erneut eingeben. Diese Problematik tritt immer auf, egal wie viele Nachkommastellen eingestellt werden. Das Erhöhen der Nachkommastellen hilft also nicht.

Preisart Nettopreise

Hier werden in den einzelnen Positionen der Vorgänge/Rechnungen Nettopreise ausgewiesen. Die Menge wird mit dem Nettopreis multipliziert, was die Nettosumme einer Position ergibt.

Die Mwst. und Nettosumme werden rechts unter der Summenspalte auf den Vorgang/Rechnung gedruckt.

Diese Einstellung wird häufig beim Verkauf von Dienstleistungen oder beim Verkauf an Firmenkunden verwendet. Beispiel: Eine Autowerkstatt-Rechnung.

Beispiel Nettopreise

Preisart Bruttopreise

Hier werden in den einzelnen Positionen der Vorgänge/Rechnungen Bruttopreise ausgewiesen. Die Menge wird mit dem Bruttopreis multipliziert, was die Bruttosumme einer Position ergibt.

Die Mwst. und Nettosumme werden links als Fließtext auf den Vorgang/Rechnung gedruckt.

Diese Einstellung wird häufig beim Verkauf von Waren an Endkunden verwendet. Beispiel: Ein Bon im Supermarkt.

Beispiel Bruttopreise

Die Preisart einstellen

Die Preisart kann nur eingestellt werden, wenn die Option Einstellungen | MwSt. / Erlöskonten | Ich bin Kleinunternehmer... nicht markiert ist.

Sie können in jedem vorhandenen Vorgang (Rechnung) einstellen, welche Preisart genutzt werden soll. Damit dies möglich ist, muss die Option Einstellungen | Finanzen | Preisart | Preisart umschaltbar im Vorgang markiert sein. So ändern Sie die Preisart: Wählen Sie zunächst einen Vorgang (Rechnung) aus. Die Option ist dann im rechten Menü Vorgang | Erweitert | Buchhaltung/Steuern | Preisart zu finden.

Für zukünftig angelegte Vorgänge kann die voreingestellte Preisart unter Einstellungen | Finanzen | Preisart | Standard-Preisart festgelegt werden.

Für jeden Kunden können Sie davon abweichend die Preisart unter Kunde/Vorgänge | Kunde | Erweitert | Vorgaben für neue Vorgänge | Preisart festlegen. Diese Einstellung wird für alle zukünftig angelegten Vorgänge des Kunden genutzt.

8. Verschoben in Frage 6

9. Ich habe Daten, für die es im Vorgang (Rechnung) oder in den Vorgangs-Positionen oder im Kunden keine Eingabefelder gibt. Wie kann ich diese speichern und ausdrucken? Wie funktionieren die Zusatzfelder?

Möglichkeit 1: Kopf-/Fußtext

Zu jedem Vorgang können Sie unter Kunde/Vorgänge | Vorgang | Kopf-/Fußtext Texte angeben, die entweder über (Kopfetxt) oder unter (Fußtext) dem Artikelblock ausgegeben werden.

Möglichkeit 2: Zusatzfelder

Diese Funktion ist nur in der Standard-Edition der Software verfügbar.

Zunächst muss im Vorgang, in den Vorgangs-Positionen oder im Kunden ein zusätzliches Feld aktiviert werden. Dies ist unter Einstellungen | Zusatzfelder möglich. Markieren Sie dort mit Zusatz X nutzen alle Felder, die Sie nutzen möchten und vergeben einen Feldnamen. Unter diesem Feldnamen werden die Felder dann im Hauptfenster angezeigt und können dort mit Daten gefüllt werden:

  • Kunden-Zusatzfelder unter Kunde/Vorgänge | Kunde | Erweitert.
  • Vorgangs-Zusatzfelder unter Kunde/Vorgänge | Vorgang | Erweitert.
  • Vorgangs-Positionen-Zusatzfelder unter Kunde/Vorgänge | Positionen Vorgangsname. Sollte dort keine Spalte mit dem Names des Zusatzfeldes sichtbar sein, muss die Spalte über das Menüsymbol ☰ links oben in der Tabellentitelzeile zur Anzeige ausgewählt werden.

Damit die Kunden- und Vorgangszusatzfelder auch auf dem Ausdruck erscheinen, muss der zum Feld zugehörige Platzhalter, an der gewünschten Stelle ins Briefpapier eingefügt werden. Für das Feld Zusatz 1 vom Vorgang lautet der Platzhalter z.B. [-Vorgang.Zusatz1-]. Beachten Sie, dass vor der Zahl im Feldnamen kein Leerzeichen stehen darf und dass die programminternen Namen (Zusatz...) verwendet werden.

Im Artikelblock werden die Zusatzfelder so ausgegeben: Öffnen Sie das Briefpapier im Briefpapiereditor und klicken doppel auf den Artikelblock. Das Fenster Artikelblock bearbeiten öffnet sich. Dort ist eine Liste aller möglicher Spalten zu sehen. Markieren Sie dort die Spalten, die auf dem Briefpapier ausgegeben werden sollen.

10. Wie kann ich Eingangs-/Lieferantenrechnungen buchen? Wo finde ich die Buchhaltung?

Diese Funktion ist nur in der Pro-Edition der Software verfügbar.

Damit Sie diese Funktion nutzen können, muss die Option Einstellungen | OPOS, Zahlung, Storno | Buchhaltung/offene Posten auf Doppelte Buchführung gesetzt sein.

Im Hauptfenster wird dann in der linken Menüleiste der Menüpunkt Buchhaltung angezeigt.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Buchhaltung. Oben im Hauptfenster wird anschließend die Buchhaltungansicht eingeblendet. Diese können Sie mit der Maus verkleinern oder vergrößern, indem Sie die Trennleiste verschieben. Diese befindet sich unter der Buchhaltungansicht und ist mit einem Pfeil markiert.

In der Buchhaltungansicht wählen Sie das Register Buchungen aus. Dort sind alle im Programm vorhandenen Buchungen zu sehen. Mit dem Schalter Neue Buchung können Sie eine neue Buchung erstellen. Es öffnet sich das Fenster Verbuchen. Hier buchen Sie alles, was sonst nicht automatisch im Programm gebucht wird. Wie z.B. Ihre Eingangsrechnungen, Lieferantenrechnung oder Steuern.

Rechnungsausgangsbuchungen (auch Gutschriftsausgangsbuchungen) und Zahlungen lassen sich (halb-) automatisch buchen: Siehe Frage 19.

Der Kontorahmen (die zur Verfügung stehenden Buchungskonten) kann im Hauptmenü unter Einstellungen | Finanzen | Konten festgelegt werden.

11. Wie kann ich eine Briefpapierdatei ins Programm einlesen?

Eine Briefpapierdatei (*.recbp) beinhaltet ein Briefpapier, das mit diesem Programm erstellt wurde. Andere Dateien, wie z.B. PDF oder Word können nicht eingelesen werden.

Um die Briefpapierdatei einzulesen, wählen Sie im Hauptmenü Einstellungen. Das Fenster Einstellungen öffnet sich. Nun klicken Sie in der Navigation auf Briefpapier. Anschließend wählen Sie den Befehl Importieren. Es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster. Dort wählen Sie die Briefpapierdatei (*.recbp) aus und bestätigen mit OK. Das Briefpapier ist nun im Programm vorhanden.

Damit das Briefpapier automatisch benutzt wird, muss es in der Briefpapierliste in der Spalte Aktiv markiert sein. Außerdem dürfen keine anderen Briefpapiere für den selben Vorgangstyp eine Markierung in der Aktiv-Spalte besitzen.

Wenn Sie das Briefpapier bearbeiten möchten, klicken Sie es in der Briefpapierliste doppelt mit der linken Maustaste an. Alternativ ist dies mit dem Befehl Bearbeiten möglich.

12. Wie kann ich einen oder mehrere Lieferscheine (Angebote, ...) als Rechnung weiterführen? Wie kann ich einen Vorgang kopieren? Wie kann ich eine Sammelrechnung erstellen?

Lassen Sie sich den ersten Lieferschein unter Kunde/Vorgänge anzeigen. Wählen Sie bei Bedarf weitere Lieferscheine aus, indem Sie die Taste Strg gedrückt lassen und alle weiteren Lieferscheine mit der linken Maustaste anklicken.

Wählen Sie anschließend Vorgänge > Neu > Kopieren / Weiterführen.

Es öffnet sich das Fenster Vorgang duplizieren. Dort stellen Sie die Option Typ Lieferschein ändern in auf Rechnung. Wenn Sie mehrere Lieferscheine ausgewählt haben und alle zusammen in einer Rechnung weiterführen möchten, wählen Sie die Option In einem Vorgang zusammenfassen. Auf der Registerseite Was kopieren? können Sie auswählen, welche Daten kopiert werden sollen. Zum Schluss bestätigen Sie mit OK.

Nun werden alle Artikel aller ausgewählter Lieferschein in eine neue Rechnung kopiert. Bei Bedarf können Sie die einzelnen Positionen in der Rechnung anpassen.

13. Wie kann ich Versandkosten (oder andere Aufschläge) auf der Rechnung ausweisen?

Dafür gibt es keine spezielle Funktion. Fügen Sie einfach ans Ende der Rechnung eine weitere Rechnungsposition ein. In der Spalte Bezeichnung geben Sie dann den Text Versandkosten ein. Anschließend den Netto- oder Bruttobetrag in die gleichnamigen Spalten. Wenn gewünscht, können Sie einen oder mehrere Versandkosten als Artikel im Artikelstamm anlegen, damit Texte und Preise nicht wiederholt in jeder Rechnung erneut eingegeben werden müssen.

14. Wie und wo kann ich die Rechnungsnummer (und andere Nummern) einstellen? Wie kann ich nach dem Löschen von Testrechnungen wieder bei Nummer 1 anfangen?

Unter Einstellungen | Nummernkreise können die Nummernkreise konfiguriert werden. Dort finden Sie auch weitere Hilfe zum Einstellen der Nummernkreise.

In der Spalte letzte vergebene fortlaufende Nr. wird die letzte vergebene Nummer angegeben. Falls Sie bereits bestimmte Nummern verwendet haben und diese lückenlos fortführen möchten, geben Sie dort die letzten von Ihnen vergebene Nummer an. Möchten Sie bei einer Nummer (wie Z.B. der 1 oder 100) neu starten, geben Sie dort diese Nummer abzüglich 1 an. Im Beispiel also 0 oder 99.

Mehrere Vorgangsarten (Rechnungen, Angebote, usw.) können sich einen Nummernkreis teilen oder jeweils einen separaten Nummernkreis nutzen. Der gemeinsame Nummernkreis heißt VG Vorgang. Wenn ein Vorgangstyp diesen gemeinsame Kreis nutzen soll, markieren Sie die Spalte VG-Kreis nutzen in der Zeile des gewünschten Vorgangstyps. Wenn nicht, entfernen Sie die Markierung und stellen den Nummernkreis separat ein.

Beispiele

Es werden nacheinander die folgenden Vorgänge erstellt. Dabei ist die Option VG-Kreis nutzen für alle Vorgangsarten entweder ausgewählt oder nicht. Die Zahl gibt die vergebene Vorgangsnummer an.

Beispiel 1: VG-Kreis nutzen ist markiert.

Rechnung 1
Rechnung 2
Angebot 3
Lieferschein 4
Rechnung 5

Beispiel 2: VG-Kreis nutzenist nicht markiert.

Rechnung 1
Rechnung 2
Angebot AN-1
Lieferschein LF-1
Rechnung 3

Wie kann ich Testrechnungen löschen wieder bei Nummer 1 anfangen?

Löschen Sie zunächst alle Testkunden und Testrechnungen im Hauptfenster. Danach stellen Sie in der Spalte letzte vergebene fortlaufende Nr. die Nummer abzüglich 1 an, mit der die ab jetzt hinzugefügten Kunden, Rechnungen usw. starten sollen. Wenn Sie z.B. mit 1 starten möchten, tragen Sie hier eine 0 ein.

15. Wie kann ich den Anfangsbestand eines Kontos (z.B. Kasse oder Bank) einstellen?

Konten werden ausschließlich durch Buchungen verändert. Ein Anfangsbestand muss also eingebucht werden:

  1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Buchhaltung.
  2. Klicken Sie oben im Fenster auf die Registerseite Buchungen.
  3. Wählen Sie Neue Buchung. Das Fenster Verbuchen öffnet sich.
  4. Dort geben Sie im Feld Buchungstext "Anfangsbestand" ein. Den Betrag des Anfangsbestands im Feld Betrag. Im Feld Konto das Konto, dessen Anfangsbestand Sie einstellen möchten (z.B. 1000 Kasse oder 1200 Bank). Dazu noch das passende Gegenkonto. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater dazu. Eine Beratung dazu dürfen wir nicht bieten.
  5. Bestätigen Sie das Fenster nun mit OK.

16. Wie funktioniert das Mahnwesen?

Damit Sie das Mahnwesen nutzen können, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Das Mahnwesen muss aktiv sein. Wechseln Sie zu Einstellungen | Finanzen | Mahnwesen. Dort markieren Sie die Option Mahnwesen benutzen. Alle weiteren Optionen dort stellen Sie wie gewünscht ein.
  2. Es muss bei jeder Rechnung angegeben werden, ob diese bezahlt ist oder nicht. Dies ist hier beschrieben.

Wenn Sie nun im Hauptmenü auf Offene Posten klicken, sehen Sie alle Rechnungen, die noch offen (nicht bezahlt, zu viel bezahlt) sind. Fällige Rechnungen, die offen sind, werden automatisch in der Spalte Ausgewählt zum Mahnen ausgewählt. Der Mahnvorgang für diese kann mit dem Befehl Mahnungen versenden gestartet werden.

17. Wie kann ich das Programm auf mehreren Geräten (Unterwegs/Büro) oder mit Cloud-Speicher (z.B. Microsoft OneDrive) nutzen? Wie wird das Programm im Netzwerk installiert?

Um das Programm auf mehreren Geräten nutzen zu können, benötigen Sie mindestens die Standard-Edition. Außerdem wird je Gerät eine Lizenz benötigt. Für die Installation gibt es nun drei Möglichkeiten:

  • Einzelplatz-Installation: Das Programm wird auf jedem Gerät installiert. Dabei wird auf jedem Gerät ein neuer Mandant (Ihre Datendatei) erstellt. Das hat zur Folge, dass Kunden und Vorgänge (Rechnungen), die auf einen Gerät angelegt wurden auf den anderen Geräten nicht sichtbar sind. Möchten Sie hingegen, dass auf allen Geräten alle Daten (Kunden, Vorgänge, usw.) sichtbar sind, bieten sich diese Lösungen an:

  • USB-Stick-Nutzung: Das Programm wird auf jedem Gerät installiert. Erstellen Sie nun auf einem USB-Stick entweder einen neuen Mandanten (Ihre Datendatei) oder verschieben Sie Ihren vorhandenen Mandanten auf den USB-Stick. Auf jedem Gerät stellen Sie ein, dass das Programm den Mandanten vom USB-Stick nutzen soll. Vorteil: Die Geräte benötigen keine Internetverbindung und Sie sehen an allen Geräten die selben Daten. Nachteil: Es kann immer nur an dem Gerät mit dem Programm gearbeitet werden, mit dem der USB-Stick verbunden ist.

    Die Mandanteneinstellungen finden Sie unter Start | Mandant/Benutzer wechseln/verwalten | Mandatenmenü | Neu oder Bearbeiten. Mehr dazu unter Frage 6.

  • Gemeinsames Laufwerk (Microsoft OneDrive, Cloud-Speicher, Netzwerkfreigabe, Netzlaufwerk): Das Programm wird auf jedem Gerät installiert. Erstellen Sie auf dem gemeinsamen Laufwerk entweder einen neuen Mandanten (Ihre Datendatei) oder verschieben Sie Ihren vorhandenen Mandanten auf das gemeinsame Laufwerk. Nachteil: Es darf immer nur genau ein Gerät auf die Mandatendatei zugreifen. Greifen Sie (versehentlich) gleichzeitig von einem zweiten Gerät auf die Mandatendatei zu, kann diese unwiederbringlich zerstört werden. Häufige Datensicherungen sind daher anzuraten. Bei Nutzung eines Cloud-Speichers wie z.B. Microsoft OneDrive besteht die Gefahr, dass lokalen Änderungen auf einem Gerät an der Mandantendatei noch nicht in den Cloud-Speicher übertragen wurden, wenn Sie anfangen mit einem zweiten Gerät an der selben Mandantendatei zu arbeiten. Alle Änderungen vom ersten Gerät würden dann verloren gehen. Wir empfehlen Ihnen daher Cloud-Speicher nur zu nutzen, wenn Sie immer nur genau das selbe eine Gerät nutzen. Für mehr als ein Gerät sollte die Netzwerk-Installation genutzt werden. Bei einem gemeinsamen Laufwerk gelten außerdem die selben Nachteile, wie bei einer Netzwerk-Installation. Mehr zur Netzwerk-Installation unten.

    Die Mandanteneinstellungen finden Sie unter Start | Mandant/Benutzer wechseln/verwalten | Mandatenmenü | Neu oder Bearbeiten. Mehr dazu unter Frage 6.

  • Netzwerk-Installation: Das Programm wird auf jedem Gerät installiert. Die Mandatendatei wird auf einem der Geräte oder auf einem Server/NAS abgelegt. Vorteil: Sie können an allen Geräten gleichzeitig das Programm mit den selben Daten nutzen. Nachteil: Das Gerät, auf dem die Mandantendatei liegt, muss angeschaltet und über das Netzwerk/Internet erreichbar sein, damit mit den anderen Geräten gearbeitet werden kann. Je weiter die Geräte voneinander entfernt sind und desto schlechter die Internetverbindung ist, desto langsamer läuft das Programm. Unterwegs in Gegenden ohne Internet könnten Sie gar nicht arbeiten. Weitere Hilfe dazu finden Sie in der Netzwerk-Installationsanleitung.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung per Fernwartung.

18. Alle Daten (Kunden, Rechnungen, usw.) sind plötzlich nicht mehr da. Wie komme ich wieder an meine Daten?

Vermutlich ist Ihre Mandantendatei nicht mehr da, wo sie mal war. Diese Datei enthält alle Ihre Daten und Einstellungen. Selbst wenn Sie das Programm löschen, müsste diese Datei mit Ihren Daten immer noch da sein.

Das Programm besitzt KEINE Funktion, die diese Datei löschen oder verschieben könnte. Es bleiben diese Ursachen übrig:

  • Eine Person hat die Datei (versehentlich) gelöscht/verschoben/umbenannt.
  • Ein anderes Programm hat die Datei gelöscht/verschoben/umbenannt.
  • Durch ein Windows Update wurde (unbemerkt) Microsoft OneDrive bei Ihnen installiert. Dadurch wurde die Datei in einen anderen Ordner und/oder in die Cloud verschoben.

Was können Sie tun?

  • Legen Sie KEINEN neuen Mandaten an. Arbeiten Sie NICHT mit dem Programm weiter.
  • Löschen oder überschreiben Sie keine Dateien.
  • Kontaktieren Sie unseren Support. Dieser ist kostenpflichtig, da das Programm für dieses Problem nicht verantwortlich ist.
  • Oder tun Sie folgendes nur, wenn Sie ausreichend Kenntnisse haben, da bei Fehlbedienungen Ihre Daten unwiderruflich weg sind. Wir empfehlen daher den Support in Anspruch zu nehmen. Suchen Sie mit der Windows-Suchfunktion nach Ihrer Mandantendatei. Der Dateiname wurde bei der Installation vollständig von Ihnen festgelegt. Der Name endet mit ".recdb". Wenn diese Datei gefunden wurde KOPIEREN Sie die Datei in den Ordner, in dem die Datei ursprünglich lag. Überschreiben Sie vorhandene Dateien nur, wenn Sie davon vorher eine Sicherungskopie angelegt haben. Wenn Sie dabei einen Fehler machen, können auch wir Ihnen nicht mehr helfen.
  • Alternativ können Sie auch eine Datensicherung wiederherstellen, wenn Sie eine angelegt haben. Sie verlieren dann allerdings alle Daten zwischen dem Sicherungszeitpunkt und der letzten Programmnutzung.

Wer ist dafür verantwortlich?

Wie oben bereits beschrieben, ist unsere Software nicht dafür verantwortlich, dass Ihre Daten weg sind. Es gibt in der Software keine Funktion, die die Daten löschen könnte. Die Daten existieren nur auf Ihrer Festplatte, also sind auch nur Sie dafür verantwortlich regelmäßig eine Datensicherung zu erstellen. Das ist bei jeder Software (ganz gleich von welchem Hersteller) so, die Sie auf Ihrem PC installieren.

19. Wie kann ich Rechnungen als bezahlt kennzeichnen/verbuchen? Wie erstelle ich eine Rechnungsausgangsbuchung? Warum sind nicht alle Rechnungen in der Liste Offene Posten zu sehen?

Für jede Rechnung kann angegeben werden, ob diese bezahlt ist oder nicht. Dies ist auf verschiedene Arten möglich:

Wechseln Sie zur Einstellung Einstellungen | OPOS, Zahlung, Storno | Buchhaltung/offene Posten Diese Einstellung können Sie, abhängig von der gekauften Edition, auf folgende Werte einstellen:

  • Keine:

    Keine Buchhaltung/offene Posten nutzen.

    Rechnungen können nicht als bezahlt markiert werden. Das Mahnwesen kann nicht genutzt werden.

  • Offen- & Bezahlt-Kennzeichnung:

    Jede Rechnung kann als Ausgeglichen (bezahlt), Teilzahlung, Zu viel bezahlt oder Nicht bezahlt gekennzeichnet werden. Beträge können hier nicht eingegeben werden. Das Kennzeichen kann hier vergeben werden:

    • Wählen Sie im Hauptmenü unter Kunden/Vorgänge eine Rechnung aus.
    • Anschließend Vorgang | Erweitert | Buchhaltung/Steuern | Offen-Status.

    Nur wenn dieses Kennzeichen vergeben wurde und nicht auf Ausgeglichen (Bezahlt) steht, ist die zugehörige Rechnung in der Offene Posten-Liste zu sehen. Diese Liste ist über den gleichnamigen Menüpunkt im Hauptmenü zu finden.

  • Offene- & bezahlte Beträge:

    Zu jeder Rechnung können die genauen Beträge verbucht werden, die vom Kunden bezahlt wurden.

    • Wählen Sie im Hauptmenü unter Kunden/Vorgänge eine Rechnung aus.
    • Gehen Sie anschließend zu Vorgang | Erweitert | Zahlungen.
    • Dort können Sie mit Zahlungseingang einen Zahlungseingang buchen.

    Damit dies möglich ist, muss eine Rechnungsausgangsbuchung existieren. Die kann so erzeugt werden:

    • Entweder manuell unter Vorgang | Erweitert | Zahlungen | +... | Rechnungsausgang buchen
    • oder automatisch anhand der Einstellung Einstellungen | OPOS, Zahlung, Storno | Rechnungsausgang buchen.

    Nur wenn eine Rechnungsausgangsbuchung existiert und die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt ist, wird sie in der Offene Posten-Liste angezeigt. Diese Liste ist über den gleichnamigen Menüpunkt im Hauptmenü zu finden.

  • Doppelte Buchführung:

    Wie bei Offene- & bezahlte Beträge. Zusätzlich können Sie beliebige Buchungen erstellen, wie z.B. für Eingangsrechnungen.

20. Wie funktioniert der E-Mail-Versand? Wie kann ich sehen, ob ein Vorgang wirklich per E-Mail verschickt wurde?

Voraussetzungen

Damit Vorgänge (Rechnungen, usw.) per E-Mail versendet werden können, sind folgende Voraussetzungen nötig:

  • Ihr E-Mail Konto muss eingerichtet sein. Dies ist unter Einstellungen | E-Mail-Konten möglich.
  • Der Text, der in der E-Mail verschickt wird, muss unter Einstellungen | E-Mail-Konten | Vorlagen eingegeben werden. Passen Sie bei Bedarf die vorgegebene Text an. Jeder Empfänger erhält einen dieser Texte.
  • An das Ende jeder E-Mail wird ein Text angehängt. Die sogenannte Signatur. Dort werden in der Regel Ihre Kontaktdaten genannt. Die Signatur wird unter Einstellungen | E-Mail-Konten | Signatur eingestellt.

E-Mail versenden

Um einen Vorgang per E-Mail zu versenden, wählen Sie den Vorgang unter Kunde/Vorgänge aus. Anschließend klicken Sie unter Vorgänge auf das Drucker-Symbol. Es öffnet sich das Fenster Drucken. Dort markieren Sie die Option E-Mail. Rechts neben der Option E-Mail ist die E-Mail-Adresse zu sehen, an die die E-Mail gesendet werden soll. Diese E-Mail-Adresse wird aus dem Standard-Ansprechpartner des Kunden ausgelesen.

Ansprechpartner können hinzugefügt oder bearbeitet werden, wenn Sie im Hauptfenster einen Vorgang auswählen und dann rechts im Menü Kunde | Ansprechparter anklicken.

Die E-Mail-Adresse kann auch manuell eingegeben werden oder aus einem anderen Ansprechpartner ausgewählt werden. Dazu klicken Sie im Drucken-Fenster auf den Ändern-Link neben der Option E-Mail.

Um den E-Mail-Versand (und alle anderen ausgewählten Ausgabeoptionen wie Ausdruck/PDF) zu starten, klicken Sie unten auf den Schalter Auswahl drucken.

Kontrolle

Wenn nach dem Versand keine Fehlermeldung angezeigt wurde, bedeutet das, dass die E-Mail erfolgreich verschickt wurde. Wenn Sie wissen möchten, wann und ob ein Vorgang per E-Mail versendet wurde, wählen Sie den gewünschten Vorgang aus und wählen ganz rechts im Menü Vorgang | Historie. Überall, wo unter Aktionsverlauf in der Spalte Aktion das Wort E-Mail eingetragen ist, wurde der E-Mail-Versand protokolliert.

Als zusätzliche Kontrolle können Sie sich jede E-Mail als Blindkopie (BCC) zusenden lassen. Dazu wählen Sie einen beliebigen Vorgang aus. Anschließend klicken Sie unter Vorgänge auf das Drucker-Symbol. Dort klicken Sie auf den Ändern-Link neben der Option E-Mail. Es öffnet sich ein Fenster. Dort markieren Sie die Option Blindkopie (BCC) senden an, tragen dort Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen mit dem OK-Schalter.

Die E-Mail erscheint nicht im Postausgang und auch nicht im Ordner Gesendet/Gesendete Objekte Ihres E-Mail-Programms oder Webmailers, da unsere Software als eigenständiger E-Mail-Client arbeitet.

21. Wo finde ich das Rechnungsausgangsbuch oder eine Liste aller Vorgänge (Rechnungen, Gutschriften, Angebote, usw.)?

Dies ist über eine Abfrage möglich:

  • Wählen Sie im Hauptmenü Auswertung | Abfrage.
  • Unter Abfragevorlage suchen geben Sie nun entweder eine ID oder den Namen folgender Vorlagen ein:

    • "Vorgänge (Rechnungen, Gutschriften, ...)" (ID 101)
    • "Vorgänge (Rechnungen, Gutschriften, ...) mit Positionen" (ID 151)
  • Anschließend wählen Sie die Abfragevorlage mit einem Klick aus.
  • Rechts unten kann die Abfrage nun weiter eingegrenzt werden. Z.B. auf einen bestimmten Datumsbereich.
  • Zum Schluss klicken Sie auf Ausführen, um die Abfrage auszuführen.

Tipp: Schneller geht es mit den Abfragefavoriten. Sie finden diese im Hauptmenü unter Abfrage mit einem Stern markiert. Klicken Sie diese an, um eine Abfragevorlage auszuwählen und folgen den oben genannten Schritten.

Das Ergebnis der Abfrage kann nun mit Druck/Speichern gedruckt oder als Datei (z.B. PDF, Excel) gespeichert werden.

22. Wie kann ich eine BWA, USt.-Voranmeldung, Summen und Saldenliste, EÜR, Jahresabschluss erstellen?

Diese Auswertungen können in der Software nur durch Buchungen vorbereitet werden. Für die Erstellung leiten Sie die vorbereiteten Daten an eine geeignete Software oder Ihren Steuerberater weiter.

  1. Wählen Sie den Hauptmenüpunkt Abfrage
  2. Suchen Sie eine der folgenden Abfragevorlagen:
    • Wenn Sie die Buchhaltung nicht nutzen: "Vorgänge (Rechnungen, Gutschriften, ...)" (ID 101). Hier sind verschiedene MwSt.-Sätze nicht möglich.
    • Wenn Sie die Buchhaltung nutzen: "DATEV-Export für den Steuerberater" (ID 58). Hier sind verschiedene MwSt.-Sätze möglich. Wie die Buchhaltung genutzt werden kann, steht in Frage 10.
  3. Wählen Sie rechts unten im Filter-Bereich z.B. einen Datumsbereich oder weitere Kriterien aus.
  4. Klicken Sie auf Ausführen.
  5. Unter Druck/Speichern kann die angezeigte Tabelle als Datei gespeichert werden. Falls Sie den DATEV-Export durchgeführt haben, speichern Sie diesen mit DATEV-Datei speichern.

23. Wie können Daten aus Fremdsoftware übernommen/importiert werden?

Sie können Artikel, Vorgänge (Rechnungen, usw.), Kunden und Lieferanten aus anderen Programmen importieren, sofern diese im CSV-Format vorliegen. Sicherungsdateien in anderen Formaten können nicht eingelesen werden.

Wählen Sie den Hauptmenüpunkt Start | Importieren und anschließend welche Daten Sie importieren möchten. Es öffnet sich das Import-Fenster. Dort geben Sie unter Datei/Format | Quelle | Datei die Datei an, die importiert werden soll. Für viele Fremdprogramme gibt es unter Vorlage bereits eine Vorlage mit den nötigen Import-Einstellungen. Wählen Sie dort eine Vorlage oder passen Sie die Einstellungen unter Dateiformat und Feldformat Quelldatei an.

Wenn Sie keine Vorlage verwenden, müssen auf der Registerseite Felder die Feldzuordnungen festgelegt werden: In der linken Tabelle sehen Sie die Feldnamen, wie Sie in unserer Software benutzt werden. In der rechten Tabelle sehen Sie die Feldnamen, wie sie in der Fremdsoftware benutzt werden. Sie müssen nun angeben, welches Feld aus unserer Software welchem Feld aus der Fremdsoftware entspricht. Z.B. gibt es bei uns ein Feld mit dem Namen "Artikel-Nr.". Dieses Feld könnte in der Fremdsoftware "ArtNr" heißen. Damit unsere Software weiß, dass "Artikel-Nr." und "ArtNr" das selbe Feld sind, müssen Sie in der linken Tabelle in der Spalte Zielfeld unter Artikel-Nr. in der Spalte Quelle den Spaltennamen ArtNr angeben. Dies muss für alle Felder, die mit einem Sternchen markiert sind, erfolgen. Wenn direkt vor dem Sternchen eine Zahl steht, müssen alle Felder mit dieser Zahl und einem Stern nur zugewiesen werden, wenn mindestens ein Feld mit dieser Zahl zugewiesen ist. Alle anderen Felder sind optional.

Starten Sie nun den Import mit dem Schalter Import ausführen.

Nachfolgend wird für einige Fremdprogramme beschrieben, wie Sie dort Daten als CSV-Datei exportieren. Ziehen Sie ggf. die Anleitung der Fremdsoftware zu Rate:

Datenübernahme aus der DATA BECKER Rechnungsdruckerei 2007 bis 2014

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Artikel oder Kunden jeweils in eine CSV-Datei zu speichern. Andere Daten können nicht übernommen werden. Diese Dateien können dann mit dem Hauptmenüpunkt Start | Importieren in Prodaro Rechnungsbüro eingelesen werden.

Datenübernahme aus der Markt+Technik Rechnungsdruckerei 2015-2017

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Kunden jeweils in eine CSV-Datei zu speichern. Andere Daten können nicht übernommen werden. Diese Dateien können dann mit dem Hauptmenüpunkt Start | Importieren in Prodaro Rechnungsbüro eingelesen werden.

Datenübernahme aus der Markt+Technik Rechnungsdruckerei 2018-2020

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Artikel, Kunden oder Lieferanten jeweils in eine CSV-Datei zu speichern. Andere Daten können nicht übernommen werden. Diese Dateien können dann mit dem Hauptmenüpunkt Start | Importieren in Prodaro Rechnungsbüro eingelesen werden.

Starten Sie das Programm aus dem Installationsordner der Markt+Technik Rechnungsdruckerei 2018-2020.

24. Wie kann ich ein Lager führen? Wie kann ich den Wareneingang verwalten?

Diese Funktion ist nur in der Pro-Edition der Software verfügbar.

Lagername/Lagerplatz

Wenn Sie angeben möchte, in welchem Lager (Lagername/Lagerplatz) sich welcher Artikel befindet, muss die Option Einstellungen | Lager | Lager nutzen markiert sein. In die Tabelle Lagername können Sie mit dem Befehl Neu Lager hinzufügen. Im Hauptfenster kann unter Artikel | Lager bestimmten Artikeln dann ein Lager aus dieser Tabelle zugewiesen werden. Der Lagerplatz ist dort frei wählbar.

Lagerbestand

Wenn der Lagerbestand zu bestimmten Artikeln geführt werden soll, müssen diese Optionen ausgewählt sein: Einstellungen | Lager | Lager nutzen und Mit "Lagerbestand" arbeiten. Der Bestand wird automatisch verringert oder erhöht, wenn die Option Bestand/Lagerbewegungen für Artikel in folgenden Vorgängen automatisch pflegen ausgewählt ist, dort mindestens ein Vorgang markiert ist und ein neuer dieser Vorgänge angelegt wird.

Im Hauptfenster kann unter Artikel | Lager je Artikel genauer angegeben werden, wie der Lagerbestand gepflegt werden soll:

  • Bestand pfl.: Nur wenn diese Option markiert ist, wird der Lagerbestand für diesen Artikel automatisch gepflegt. Die Zahl im Eingabefeld gibt die aktuellen Lagerbestand an. Mit dem Stift-Symbol kann das Lagerbuch geöffnet werden. Dort sind alle Lagerbewegungen zu diesem Artikel mit weiteren Informationen wie z.B. Zeitpunkt und Beschreibung aufgelistet. Außerdem lassen sich dort Ein- und Abgänge buchen.
  • Mindestbestand: Wenn der Mindestbestand unterschritten wird, wird dieser Artikel in der Abfrage Nachbestellen angezeigt.
  • Bestellmenge: Menge, die bestellt werden soll, wenn der Mindestbestand unterschritten wird.
  • Lagerbewegung: Hier kann der Lagerbestand für den aktuellen Artikel verändert werden. Um den Lagerbestand zu erhöhen, geben Sie die Menge an, um die der Lagerbestand erhöht werden soll und klicken auf das Plus-Symbol oder drücken die Eingabetaste. Um den Lagerbestand zu verringern, geben Sie die Menge an, um die der Lagerbestand verringert werden soll und klicken auf das Minus-Symbol oder geben Sie die Menge mit einem führenden Minus-Zeichen an und drücken die Eingabetaste.
  • Bestand in Artikel-Nr.: Wenn der Lagerbestand nicht in diesem Artikel sondern in einem anderen Artikel gepflegt werden soll, geben Sie hier dessen Artikelnummer an.

Im Hauptfenster wird der aktuelle Lagerbestand im Hauptmenüpunkt Artikel in der Tabelle in der Spalte Bestand angezeigt. Der Wert kann dort nicht geändert werden, da der Lagerbestand die Summe aller Ein- und Abgänge aus dem Lager ist. Sie können den Bestand nur über eine Lagerbewegung ändern. Siehe hier im Text oben unter Lagerbewegung.

25. Was sind Platzhalter im Briefpapier? Wie kann ich Platzhalter ins Briefpapier einfügen? Wie kann ich Daten aus einem Feld der Rechnung oder des Kunden auf die Rechnung drucken?

Was sind Platzhalter?

Angenommen Sie möchten die Kundennummer des aktuellen Kunden auf die Rechnung drucken. Wenn Sie nun einfach z.B. die Kundennummer 1234 des aktuellen Kunden ins Briefpapier eintragen würden, würde auf jeder Rechnung von jedem Kunden die selbe Kundennummer 1234 stehen. Die Kundennummer vor jedem Ausdruck passend zum aktuellen Kunden abzuändern wäre zu aufwendig und nervig. Daher gibt es eine Lösung, die dies automatisch erledigt: Die Platzhalter.

Für den Fall der Kundennummer würde der Platzhalter so lauten: [-Kunde.KdNr-]
Der Platzhalter wird direkt vor jedem Ausdruck durch den zugehörigen Text ersetzt. Aus >[-Kunde.KdNr-] wird somit automatisch z.B. 1234. Platzhalter beginnen immer mit [- und enden mit -]

Platzhalter einfügen

Fast überall, wo Sie Platzhalter einfügen können, gibt es einen Schalter Platzhalter einfügen.

Z.B. für das Briefpapier erreichen Sie diesen Schalter wie folgt: Im Menü Einstellungen | Briefpapier | Bearbeiten wählen. Dann im Briefpapier-Editor doppelt auf ein Text-Objekt klicken. Es öffnet sich der Texteditor. Dort gibt es links unten den Schalter Platzhalter einfügen.

Nach einem Klick auf den Schalter Platzhalter einfügen öffnet sich das gleichnamige Fenster. Dort können Sie im Feld Suche nach einem Platzhalter oder dessen Zweck suchen. Um einen Platzhalter nun an der Stelle in den Text einzufügen, an dem sich der Texteingabe-Cursor befindet, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Klicken Sie den gewünschten Platzhalter doppelt an oder
  • Klicken Sie den gewünschten Platzhalter an und klicken dann auf den Schalter Einfügen.

Im Fenster Platzhalter einfügen finden Sie im Hilfebereich Hilfe zu Sonderfunktionen wie Z.B.:

  • Wie kann ein Text vor oder nach einem Platzhalter ausgegeben werden, nur wenn der Platzhalter nicht leer ist?
  • Wie können Platzhalter nur in bestimmen Vorgängen (Rechnungen, Angeboten, ...) ausgegeben werden?
  • Wie können Zeilenumbrüche ausgegeben werden?
  • Wie können Trennzeichen zwischen Platzhaltern ausgegeben werden?

Platzhalter/Text nur in bestimmten Vorgängen ausgeben

Wenn Sie einen Platzhalter wie z.B. [-Kunde.KdNr-] angeben, wird dieser auf allen Vorgängen ausgegeben. Wenn ein Platzhalter nur auf bestimmten Vorgängen ausgegeben werden soll, müssen Sie die Attribute Vgoder NichtVg benutzen. Attribute werden mit einem Leerzeichen abgetrennt innerhalb des Platzhalters angegeben und können einen Wert besitzen. Zum Beispiel [-Kunde.KdNr Attribut="Wert"-] Hier benötigen wir diese Attribute:

  • Vg="..." Bedeutet, dass der Platzhalter nur in den Vorgängen ausgegeben wird, die zwischen den Anführungsstrichen angegeben sind. Geben Sie dort die Kürzel der Vorgangstypen getrennt mit Kommas an. Beispiel [-Kunde.KdNr Vg="RE,LF"-] Gibt die KdNr nur auf Rechnungen und Lieferscheinen aus.
  • NichtVg="..." Bedeutet, dass der Platzhalter in allen Vorgängen ausgegeben wird, die nicht zwischen den Anführungsstrichen angegeben sind. Geben Sie dort die Kürzel der Vorgangstypen getrennt mit Kommas an. Beispiel [-Kunde.KdNr Vg="RE,LF"-] Gibt die KdNr auf allen Vorgängen außer auf Rechnungen und Lieferscheinen aus.

Wenn ein Text nur in bestimmten Vorgängen ausgeben werden soll, benötigen Sie den Platzhalter [-Text="Ihr Text hier"-]. So gibt dieser Platzhalter erstmal nur auf allen Vorgängen den Text "Ihr Text hier" aus. Mit dem oben genannten Attributen Vgoder NichtVg, kann nun gesteuert werden, auf welchen Vorgängen dieser Texte erscheinen soll. Beispielsweise nur auf Rechnungen und Lieferscheinen: [-Text="Ihr Text hier" Vg="RE,LF"-]

26. Wo und wie kann ich die MwSt.-Sätze ändern? Ich bin Kleinunternehmer und möchte keine MwSt. ausweisen. Ich bin kein Kleinunternehmer mehr und möchte jetzt MwSt. ausweisen.

MwSt.-Satz für neue Vorgänge ändern

Diese Einstellungen wirken sich nur auf Vorgänge (Rechnungen) aus, die neu angelegt wurden, nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben.

Wählen Sie im Hauptmenü Einstellungen | Finanzen | MwSt. / Erlöskonten.

Zuerst wählen Sie bitte, ob Sie ein Kleinunternehmer sind oder nicht. Dazu setzen oder entfernen Sie die Markierung der Option MwSt.-Optionen | Ich bin Kleinunternehmer.

Unter MwSt.-Optionen | MwSt.-Satz-Quelle: Vorgabe für neue Vorgänge wird eingestellt, woher der MwSt.-Satz kommen soll, wenn Positionen in einen Vorgang (Rechnung) eingefügt werden. Mögliche Werte sind:

  • Regeln: Der MwSt.-Satz wird anhand der Regeln aus der Tabelle oben ermittelt. Wenn keine der Regeln zutrifft, wird der Standard 1 MwSt.-Satz aus der Gruppe Standard MwSt.-Satz/Erlöskonto verwendet.
  • Artikeltabelle: Der MwSt.-Satz, der in jedem Artikel in der Artikeltabelle eingestellt ist, wird verwendet. Die Artikeltabelle kann über das Hauptmenü Daten | Artikel aufgerufen werden. Wenn freie Positionen in den Vorgang eingefügt werden, die nicht aus der Artikeltabelle stammen, wird der Standard 1 MwSt.-Satz aus der Gruppe Standard MwSt.-Satz/Erlöskonto verwendet.
  • Immer 0 %: Der MwSt.-Satz beträgt immer 0 %.

In der Gruppe Standard MwSt.-Satz/Erlöskonto werden unter Standard X MwSt.-Satz alle MwSt.-Sätze eingestellt, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie einen der Standard MwSt.-Sätze nicht verwenden möchten, tragen Sie dort einen bereits in den anderen Feldern angegeben Prozentsatz ein. Unter Erlöskonto, können Sie das zu einem MwSt.-Satz gehörende Erlöskonto eintragen. Wenn Sie dies nicht verwenden möchten, tragen Sie eine 0 ein.

MwSt.-Satz in vorhanden oder gerade erstellten Vorgängen ändern

Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Kunde/Vorgänge | Vorgänge einen Vorgang aus. Im Bereich Positionen kann in der Spalte St% der MwSt.-Satz für jede Vorgangsposition geändert werden. Wenn die Spalte St% nicht sichtbar ist, klicken Sie in der Tabellenkopfzeile links auf das Menüsymbol ☰ (Drei waagerechte Linien) und markieren dort die Spalte St%, um diese anzuzeigen.

Wenn Sie den MwSt.-Satz für mehrere Vorgangsposition gleichzeitig ändern möchten, wählen Sie mit Strg+Mausklick oder mit Umsch+Mausklick mehrere Positionen aus. Anschließend klicken Sie im Bereich Positionen auf das rechte Menüsymbol ☰ (Drei waagerechte Linien) und wählen dort MwSt.-Satz ändern.

MwSt.-Satz im Artikelstamm ändern

Wählen Sie in Hauptnavigation unter Artikel eine Artikel aus. Der MwSt.-Satz kann nun direkt in der Artikeltabelle direkt in der Spalte St% geändert werden. Wenn Sie Preisgruppen nutzen, ändern Sie den MwSt.-Satz rechts neben der Artikeltabelle in den Feldern St% 2, St% 3 und St% 4 für die jeweile Preisgruppe.

27. Können zusammengehörige Vorgänge wie z.B. eine Rechnung und ein Lieferschein die selbe Nummer haben?

Nein, das ist nicht möglich. Jeder Vorgang muss aus technischen und rechtlichen Gründen eine eindeutige Nummer haben. Doppelte Nummern und auch Lücken sind nicht erlaubt. Eine Lücke in den Lieferscheinnummern würde z.B. entstehen, wenn es Rechnungen ohne Lieferschein geben würde.

Außerdem wäre nicht klar, welche Nummer ein Lieferschein bekommen sollte, wenn zwei Rechnungen in einem Lieferschein zusammengefasst werden würden oder wenn eine Rechnung als zwei Lieferscheine weitergeführt werden soll.

Alternativ können Sie angeben, auf welche Rechnung sich ein Lieferschein bezieht. Dies ist automatisch mit diesem Platzhalter möglich: [-Vorgang.VerbundeneVorgänge TextVor="Für Rechnung: " Filter="RE" Vg="LF"-]

28. Wie kann ich Buchungen von Bankkonten oder PayPal ins Programm einlesen?

Diese Funktion ist nur in der Pro-Edition der Software verfügbar.

Die Buchungen können nicht direkt aus den Konten ausgelesen werden. Stattdessen müssen Sie in Ihrem Online-Banking oder PayPal-Konto die Buchungen als CSV-Datei speichern. Diese CSV-Datei kann in unsere Software eingelesen werden.

Damit Sie diese Funktion nutzen können, muss die Option Einstellungen | OPOS, Zahlung, Storno | Buchhaltung/offene Posten auf Doppelte Buchführung gesetzt sein.

Neues Konto anlegen

Klicken Sie im Hauptmenü auf Buchhaltung. Anschließend wählen Sie am oberen Bildschirmrand das Register Finanzkonten. Dort klicken Sie auf das Menüsymbol ☰ (Drei waagerechte Striche). Im Menü wählen Sie Neues Konto. Es öffnet sich das Fenster Kontoeigenschaften. Dort füllen Sie die benötigten Felder wie gewünscht aus.

Feld Kontonummer im Kontenrahmen: Dies ist nicht Ihre Kontonummer bei der Bank. Sondern die Kontonummer im Kontenrahmen, z.B. 1200 beim SKR 03.

Feld Name: Interner Name des Kontos. Z.B. Postbank.

Bestätigen Sie zum Schluss das Fenster mit OK.

Konto auswählen

Klicken Sie auf dem Register Finanzkonten in der Liste doppelt auf das gewünschte Konto, um es auszuwählen. Das Programm springt auf das Register Finanzkontobuchungen Kontoname.

Kontobuchungen/Kontoauszüge abrufen

Sie müssen sich auf dem Register Finanzkontobuchungen Kontoname befinden. Klicken Sie dort auf das Menüsymbol ☰ (Drei waagerechte Striche). Wählen Sie im Menü Umsätze aus Datei einlesen. Es öffnet sich das Import Bankname-Fenster. Dort wählen Sie Ihre CSV-Datei aus, die Ihre Kontobuchungen enthält und stellen einmalig das Format der CSV-Datei ein. Formatvorlagen für einige Banken sind unten links im Fenster unter Vorlage zu finden. Falls Ihre Bank dort nicht aufgeführt ist, müssen Sie das Format einmalig selbst einrichten, da jede Bank leider ein anderes Format verwendet. Gerne helfen wir Ihnen dabei. Klicken Sie dazu auf den Hinweis im Import-Fenster.

29. Wie kann ich eine Rechnung (oder einen anderen Vorgang) ausstellen? Wie werden Zwischensummen, Überschriften, Rabatte/Aufschläge eingestellt?

Zunächst muss ein Kunde angelegt oder ein vorhandener Kunde aus der Kundenliste oder mit der Suchfunktion ausgewählt werden. Wenn ein Kunde ausgewählt ist, müssen Sie sich im Hauptmenü unter Kunde/Vorgänge befinden. Links oben sehen Sie im Bereich Kunde die Kundenadresse. Rechts daneben im Bereich Vorgänge alle Vorgänge (Rechnungen, Angebote, usw.) dieses Kunden. Klicken Sie dort auf + Neu und wählen Sie, welchen Vorgang Sie erstellen möchten: Z.B. Rechnung neu.

Im Bereich Vorgänge wurde nun eine neue Zeile (Rechnung) eingefügt. Dort ist bereits das heutige Datum eingetragen. Die Vorgangsnummer (Rechnungsnummer) wird erst beim Speichern automatisch vergeben. Das Speichern wird bei bestimmen Aktionen (Neue Position, Drucken, usw.) automatisch ausgeführt.

Unten im Bereich Positionen ... werden alle Positionen angezeigt, die zum ausgewählten Vorgang (Rechnung) gehören. Positionen sind einzelne Artikel, Dienstleistungen, usw. die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Um eine neue Position in den Vorgang (Rechnung) einzufügen, gibt es dort zwei Plus-Symbole: Das linke Plus fügt eine leere Position ein. Das rechte Plus zeigt Ihre Artikelliste an, aus der Sie mit einem Doppelklick Positionen (Artikel, Dienstleistungen, usw.) in Ihren Vorgang (Rechnung) einfügen können. Diese Liste kann im Hauptmenü unter Artikel gefüllt werden. Wurde ein Artikel aus der Liste in den Vorgang übernommen, kann er bei Bedarf geändert werden.

Spezielle Zeilen (Zwischensummen, Gruppen, Texte, ...) in Vorgänge einfügen

Diese Funktion ist nur in der Standard-Edition der Software verfügbar.

Fügen Sie zunächst eine neue Position (leerer Artikel) in den Vorgang ein. Suche Sie in den Positionen nun die Spalte Typ. Wenn diese Spalte nicht sichtbar ist, klicken Sie im Bereich Positionen in der Titelzeile mit den Spaltenüberschriften ganz links auf das erste kleine Symbol (5 waagerechte Striche). Es öffnet sich ein Menü, in dem die sichbaren Spalten ausgewählt werden können. Dort markieren Sie die Spalte Typ.

In der aktuellen Position (Zeile) sollte in der Typ-Spalte der Wert Artikel stehen. D.h. es handelt sich um eine Artikel-Position, in der eine Ware oder Dienstleistung z.B. mit Bezeichnung, Artikel-Nr. und Preisen aufgeführt ist. Klicken Sie doppelt in die Typ-Zelle (auf das Wort Artikel), um den Typ dieser Vorgangsposition zu ändern. Möglich sind:

  • Artikel: Eine normale Positionen Z.B. für eine Ware oder Dienstleistung mit allen Feldern (Preis, Artikel-Nr. usw).
  • Optional: Diese Position kann in einem Angebot verwendet werden und kann vom Kunden optional (auf Wunsch) beauftragt werden. Der Preis wird zur Gesamtsumme addiert.
  • (Optional): Wie Optional. Aber: Der Preis wird nicht zur Gesamtsumme addiert.
  • Alternative: Diese Position kann in einem Angebot verwendet werden und kann vom Kunden als Alternative zur vorherigen Position beauftragt werden. Der Preis wird nicht zur Gesamtsumme addiert.
  • Text: Eine Position, die nur aus einem Text (aus Bezeichnung und Lange Bezeichnung) besteht. Der Text ist so breit, wie die Spalte Bezeichnung.
  • Text breit:Wie Text. Aber: Der Text ist so breit, wie alle Spalten.
  • Überschrift: Der Text (aus Bezeichnung und Lange Bezeichnung) wird als Überschrift eingefügt. Die Überschrift ist so breit wie alle Spalten und wird hervorgehoben dargestellt. In Verbindung mit dem Positions-Typ Zwischensumme kann eine Gruppe mehrerer Positionen erstellt werden.
  • Zwischensumme: Fügt eine Zwischensumme in den Vorgang ein. Der Gesamtpreis aller Positionen von der vorherigen Überschrift bis zur Zwischensumme wird als Zwischensumme ausgegeben. Ist keine Überschrift vorhanden, wird bei der ersten Position begonnen. Die Zwischensumme wird nur in der Ausgabe (Ausdruck, PDF, Vorschau, usw) angezeigt. Nicht direkt dort, wo die Eingabe der Positionen erfolgt.
  • Neue Seite: Die nachfolgenden Positionen werden auf der nächsten Seite fortgeführt. Es ist nicht nötig Neue Seite immer zu benutzen, da die Positionen automatisch auf der nächsten Seite fortgeführt werden, wenn auf einer Seite kein Platz mehr ist. Benutzen Sie diesen Typ nur, wenn Sie einen Seitenumbruch aus optischen oder inhaltlichen Gründen an genau dieser Stelle erzwingen möchten.

Rabatte/Aufschläge geben

Damit Rabatte oder Aufschläge in Vorgangspositionen (Rechnungspositionen) eingefügt werden können, muss die Option Einstellungen | Finanzen | Preise nutzen | Rabatte/Aufschläge ausgewählt sein.

Bei Vorgängen mit der Preisart Netto werden die Rabatte/Aufschläge auf die Nettopreise gegeben. Bei Vorgängen mit der Preisart Brutto werden die Rabatte/Aufschläge auf die Bruttopreise gegeben. Der Rabatt wird erst berechnet, wenn Sie die aktuelle Vorgangsposition gespeichert wird. Sie können das Speichern mit dem Speichern-Symbol oder den Tasten Strg+S ausführen. Alterativ wird automatisch gespeichert, sobald die Vorgangsposition verlassen wird. Dies ist z.B. hier der Fall: Anzeige des Drucken-Fensters, Einfügen einer neuen Vorgangsposition/Vorgang/Kunden/Zahlung/Mahnung.

Rabatte/Aufschläge in einer Vorgangsposition einstellen

Geben Sie in einer vorhandenen Vorgangsposition in der Spalte Rabatte/Aufschlag den von Ihnen gewünschten Wert des Rabatts/Aufschlags ein. Zum Beispiel 10. Anschließend geben Sie in der Spalte Typ Rabatt an, wie der Rabatt/Aufschlag berechnet werden soll. Folgende Typen sind möglich:

  • keiner: Im Moment ist kein Rabatt/Aufschlag gegeben. Sie können aber jederzeit einen geben.
  • nicht rabattierbar: Im Moment ist kein Rabatt/Aufschlag gegeben. Auch später kann keiner gegeben werden. Wenn mehrere Vorgangspositionen ausgewählt sind und diesen ein Rabatt/Aufschlag gegeben werden soll, wird dieser nur den Vorgangspositionen gegeben, die nicht den Rabatt-Typ nicht rabattierbar besitzen.
  • -% EP: Rabatt in Prozent auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR minus 10 % Rabatt = 45,- EUR. Der rabattierte Einzelpreis multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis. Dieser Typ wir automatisch ausgewählt, wenn noch kein Rabatt vergeben war.
  • -% GP: Rabatt in Prozent auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
  • -EUR EP: Rabatt in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR minus 10,- EUR Rabatt = 40,- EUR.
  • -EUR GP: Rabatt in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
  • +% EP: Aufschlag in Prozent auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR plus 10 % Aufschlag = 55,- EUR. Der rabattierte Einzelpreis multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis.
  • +% GP: Aufschlag in Prozent auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
  • +EUR EP: Aufschlag in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR plus 10,- EUR Aufschlag = 40,- EUR.
  • +EUR GP: Aufschlag in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
  • % Prov. EP: Provision in Prozent vom Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 10 % Provision von 50,- EUR = 5,- EUR. Die Provision des Einzelpreises multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis (Gesamtprovision).
  • % Prov. GP: Provision in Prozent vom Gesamtpreis der Vorgangsposition.

Rabatte/Aufschläge in mehreren Vorgangspositionen oder am Ende des Vorgangs einstellen

Wählen Sie ein oder mehrere Vorgangspositionen aus. Anschließend klicken Sie im Bereich Positionen rechts auf das Menüsymbol ☰ (Drei waagerechte Striche). Dort wählen Sie den Menüpunkt Rabatt/Aufschlag einfügen. Es öffnet sich das Fenster Rabatt/Aufschlag. Füllen Sie dies wie gewünscht aus und bestätigen es mit OK.

30. Wie kann ich einen neuen Mandanten (Firma) erstellen/löschen? Warum ist mein Mandant nach einer Neuinstallation immer noch vorhanden?

Alle Ihre Daten werden getrennt vom Programm in einer Mandantendatei gespeichert. Wenn Sie das Programm neu installieren oder löschen, bleibt Ihre Mandantendatei daher bestehen. Um einen Mandaten zu erstellen/löschen/ändern führen Sie diese Schritte aus:

Wenn Sie sich nicht im Login-Fenster befinden, wählen Sie im Hauptmenü Start und anschließend am oberen Fensterrand Mandant/Benutzer wechseln/verwalten. Es öffnet sich das Login-Fenster.

Oben rechts finden Sie das Mandanten-Menü. Dort können Sie mit Neu einen neuen Mandanten anlegen, mit Löschen einen Mandanten löschen und mit Ändern den ausgewählten Mandanten bearbeiten.

31. Kann ich die Software auch auf einem Mac (macOS) oder iPad (iOS) nutzen?

Unsere Software ist nur für Windows verfügbar. Es gibt eine Möglichkeit Windows-Software auf einem Mac/iPad auszuführen: Dazu würden Sie eine virtuelle Maschine wie z.B. Orcale VirtualBox (kostenlos) oder Parallels (kostenplichtig) benötigen. In der virtuelle Maschine würden dann Windows auf Ihrem Mac/iPad laufen und darauf dann unsere Software.

Alternativ bietet sich eine Fernwartungssoftware wie TeamViewer oder AnyDesk an. Dabei würden Sie unsere Software auf einem Windows-PC zusammen mit einer Fernwartungssoftware installieren. Auf Ihrem Mac/iPad würde nur die Fernwartungssoftware installiert werden. Mit der Fernwartungssoftware vom Mac/iPad würden Sie sich auf Ihren Windows-PC verbinden. Anschließend würden Sie auf dem Mac/iPad den Bildschirminhalt des Windows PCs mit unserer Software sehen und könnten die Software auch steuern.

Wie viele Lizenzen brauche ich?

Sie benötigen für jedes Gerät, auf dem Sie unsere Software nutzen möchten, eine Lizenz. Beim Zugriff über eine Fernwartungssoftware auf Ihren PC benötigen Sie nur eine Lizenz, da die Software nur auf Ihrem PC ausgeführt wird. Dort wird nur der Bildschirminhalt auf Ihren Mac/iPad übertragen.

32. Wie kann ich Rechnungen für Bar-Verkäufe (ohne Rechnungsadresse) erstellen?

Dafür ist keine spezielle Funktion nötig. Legen Sie einmalig einen Kunden für alle Bar-Verkäufe an. Direkt nach dem Anlegen des neuen Kunden geben Sie eine spezielle Kundennummer wie z.B. BAR oder 99999 ein, damit Sie diesen Kunden schnell finden können. Da mindestens ein Feld in der Rechnungsadresse ausgefüllt werden muss, geben Sie unter Firma z.B. Barverkauf ein. Anschließend legen Sie für jeden Barverkauf unter diesem Kunden eine neue Rechnung an. So haben Sie alle Bar-Rechnungen übersichtlich unter einem "Kunden".

Wenn Ihre Frage nicht dabei ist, kontaktieren Sie uns.

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