Sobald der Vorgang (Rechnung) ausgegeben wird (Ausdruck, E-Mail-Versand, PDF-Export), wird dem Vorgang ein Briefpapier zugewiesen. Diese wird bei jeder weiteren Ausgabe benutzt. Sollte es mehrere Briefpapiere geben, wird das erste aktive Briefpapier zugewiesen, dass für diesen Vorgang gefunden wird. Wie dies ermittelt wird, ist weiter unten beschreiben. Das dem Vorgang zugewiesene Briefpapier kann auch selbst festgelegt oder nachträglich durch ein anderes getauscht werden. Dazu muss die Option Einstellungen | Briefpapier | Das Briefpapier kann im Vorgang manuell ausgewählt werden markiert sein. So ändern Sie das zugewiesene Briefpapier: Wählen Sie über das Hauptmenü Kunde/Vorgänge einen Vorgang aus. Anschließend gehen Sie rechts im Menü zu Vorgang | Erweitert | Briefpapier.

Wie wird das Briefpapier automatisch ermittelt?

Rufen Sie Einstellungen | Briefpapier auf. Dort ist eine Liste aller Briefpapiere zu sehen, die es gibt. Wird ein Vorgang (Rechnung, Angebot, usw.) ausgegeben (Ausdruck, PDF, usw.), sucht das Programm in dieser Liste das erste passende Briefpapier. Dazu wird die Liste von oben nach unten durchsucht. Für jedes Briefpapier in der Liste wird geprüft:

• Ist in der Spalte Aktiv markiert? Wenn nein: Weiter zum nächsten Briefpapier. Wenn ja: Nächste Prüfung für dieses Briefpapier:
• Ist in der Spalte Für Vorgänge der Vorgangstyp vom aktuellen Vorgang angegeben? Wenn Sie gerade z.B. ein Angebot drucken möchten, wird geprüft ob, in der Spalte Angebot oder (alle) enthalten ist. Wenn nein: Weiter zum nächsten Briefpapier. Wenn ja: Nächste Prüfung für dieses Briefpapier:
• Ist in der Spalte Für Spachen die Sprache vom aktuellen Vorgang oder (alle) angeben? Wenn nein: Weiter zum nächsten Briefpapier. Diese Spalte ist nur sichtbar, wenn die gekaufte Edition vom Rechnungsprogramm mehrere Sprachen unterstützt.

Für Mahnungen wird das Briefpapier leicht abweichend ermittelt: Zuerst wird geprüft, ob das Briefpapier der Rechnung, die gemahnt werden soll, für Mahnungen verwendet werden soll. Dies kann im Briefpapiereditor unter der Seiten-Eigenschaft Allgemein | Für Vorgänge eingestellt werden. Wenn das der Fall ist, wird das Briefpapier für die Mahnung genutzt. Wenn das nicht der Fall ist, wird das Briefpapier, wie oben beschrieben, ermittelt.

Ändern der Angaben in den Spalten Aktiv, Für Vorgänge, Für Sprachen

Die Spalte Aktiv kann direkt in der Tabelle mit einem Klick auf die gewünschte Zelle geändert werden. Um die anderen Spalten zu änder, wählen Sie das gewünschte Briefpapier aus der Liste aus und wählen dann Bearbeiten. Beantworten Sie die folgende Frage und der Briefpapiereditor wird angezeigt. Dort können links im Fenster unter Eigenschaften die Werte der Spalten geändert werden. Dazu klicken Sie die gewünschte Eigenschaft an (z.B. Allgemein | Für Vorgänge) und dann auf den [...]-Schalter.