Damit Sie einen Vorgang erstellen können, muss zunächst ein vorhandener Kunde ausgewählt (siehe Frage-ID 98) oder ein neuer Kunde angelegt werden (siehe Frage-ID 34), für den Sie den Vorgang erstellen möchten.

Wenn ein Kunde ausgewählt ist, müssen Sie sich im Hauptmenü unter Kunde/Vorgänge befinden. Links oben sehen Sie im Bereich Kunde die Kundenadresse. Rechts daneben im Bereich Vorgänge alle Vorgänge (Rechnungen, Angebote, usw.) dieses Kunden. Klicken Sie dort auf + Neu und wählen Sie, welchen Vorgang Sie erstellen möchten: Z. B. Rechnung neu oder Angebot neu.

Dort werden nur die Vorgangstypen angeboten, die mit der von Ihnen gekauften Edition der Software erstellt werden können. Folgende Vorgangstypen stehen in diesen Editionen zur Verfügung:

• Ab Minimal-Edition: Rechnungen, Gutschriften
• Ab Standard-Edition: Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Entwürfe
• In Pro-Edition: Briefe, Abo-Rechnungen. In Zukunft: Kaufmännische Gutschriften, Umsatzsteuerliche Gutschriften (Umgekehrte Rechnungen)

Mit einem Update können Sie bei Bedarf auf eine größere Edition der Software umsteigen. Mehr dazu unter Frage-ID 4.

Haben Sie die richtige Edition der Software und die gewünschten Vorgangstypen sind trotzdem nicht sichtbar, prüfen Sie unter Einstellungen>Nummerkreise, ob die Spalte Aktiv vor dem gewünschten Vorgangstyp markiert ist.

Im Bereich Vorgänge wurde nun eine neue Zeile (Vorgang, z. B. Rechnung) eingefügt. Dort ist bereits das heutige Datum eingetragen. Die Vorgangsnummer (Rechnungsnummer) wird erst beim Speichern automatisch vergeben. Das Speichern wird bei bestimmten Aktionen (Neue Position, Drucken, usw.) automatisch ausgeführt. Wenn Sie dies nicht möchten, muss zunächst das Feld VgNr mit der von Ihnen gewünschten Nummer gefüllt werden.

Positionen in den Vorgang einfügen

Unten im Bereich Positionen Vorgangsname Vorgangsnummer z. B. Positionen Rechnung 1234 werden alle Positionen angezeigt, die zum ausgewählten Vorgang (Rechnung) gehören. Positionen sind einzelne Artikel, Dienstleistungen, usw. die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Um eine neue Position in den Vorgang (Rechnung) einzufügen, gibt es dort zwei Plus-Symbole: Das linke Plus fügt eine leere Position ein. Das rechte Plus (+...) zeigt die Artikelliste an, aus der Sie mit einem Doppelklick Positionen (Artikel, Dienstleistungen, Bündel, usw.) in Ihren Vorgang (Rechnung) einfügen können. Diese Liste kann im Hauptmenü unter Artikel gefüllt werden. Wurde ein Artikel aus der Liste in den Vorgang übernommen, kann er bei Bedarf geändert werden.

Wenn in einer vorhandenen Vorgangsposition in der Spalte Artikel-Nr. eine Artikel-Nr. eingetragen und anschließend die Eingabe-Taste gedrückt wird, wird der zur Artikel-Nr. gehörende Artikel in die Vorgangsposition kopiert. Handelt es sich bei dem Artikel um ein Bündel, wird dieses gemäß seinen hinterlegten Einstellungen eingefügt.

Die Reihenfolge der Positionen ändern

Die Reihenfolge der Positionen wird unten im Hauptfenster im Bereich Positionen Vorgangsname Vorgangsnummer (z. B. Positionen Rechnung 1234) über die Spalte Pos festgelegt. Ändern Sie die dort vorhandene Zahl in die gewünschte Position. Wenn eine Vorgangsposition z. B. von Position 4 auf 2 verschoben werden soll, ändern Sie die 4 in eine 2. Sobald Sie die aktuelle Position (Zeile) verlassen oder das Speichern-Symbol ganz oben links im Hauptfenster anklicken, wird die Positionsänderung ausgeführt.

Spezielle Zeilen (Zwischensummen, Gruppen, Texte, ...) in Vorgänge einfügen

Diese Funktion ist nur ab der Standard-Edition der Software verfügbar. Wie Sie diese Edition ggf. erwerben können, steht in Frage-ID 4.

Fügen Sie zunächst eine neue Position (leerer Artikel) in den Vorgang ein. Suchen Sie in den Positionen nun die Spalte Typ. Wenn diese Spalte nicht sichtbar ist, klicken Sie im Bereich Positionen in der Titelzeile mit den Spaltenüberschriften ganz links auf das erste kleine Symbol (5 waagerechte Striche). Es öffnet sich ein Menü, in dem die sichtbaren Spalten ausgewählt werden können. Dort markieren Sie die Spalte Typ.

In der aktuellen Position (Zeile) sollte in der Typ-Spalte der Wert Artikel stehen. D. h. es handelt sich um eine Artikel-Position, in der eine Ware oder Dienstleistung z. B. mit Bezeichnung, Artikel-Nr. und Preisen aufgeführt ist. Klicken Sie doppelt in die Typ-Zelle (auf das Wort Artikel), um den Typ dieser Vorgangsposition zu ändern. Möglich sind:

• Artikel: Eine normale Position z. B. für eine Ware oder Dienstleistung mit allen Feldern (Preis, Artikel-Nr. usw.).
• Optional: Diese Position kann in einem Angebot verwendet werden und kann vom Kunden optional (auf Wunsch) beauftragt werden. Der Preis wird zur Gesamtsumme addiert.
• (Optional): Wie Optional. Aber der Preis wird nicht zur Gesamtsumme addiert.
• Alternative: Diese Position kann in einem Angebot verwendet werden und kann vom Kunden als Alternative zur vorherigen Position beauftragt werden. Der Preis wird nicht zur Gesamtsumme addiert.
• Text: Eine Position, die nur aus einem Text (aus Bezeichnung und Lange Bezeichnung) besteht. Der Text ist so breit, wie die Spalte Bezeichnung.
• Text breit: Wie Text, aber der Text ist so breit wie alle Spalten.
• Überschrift: Der Text (aus Bezeichnung und Lange Bezeichnung) wird als Überschrift eingefügt. Die Überschrift ist so breit wie alle Spalten und wird hervorgehoben dargestellt. In Verbindung mit dem Positions-Typ Zwischensumme kann eine Gruppe mehrerer Positionen erstellt werden.
• Zwischensumme: Fügt eine Zwischensumme in den Vorgang ein. Der Gesamtpreis aller Positionen von der vorherigen Überschrift bis zur Zwischensumme wird als Zwischensumme ausgegeben. Ist keine Überschrift vorhanden, wird bei der ersten Position begonnen. Die Zwischensumme wird nur in der Ausgabe (Ausdruck, PDF, Vorschau, usw.) angezeigt. Nicht direkt dort, wo die Eingabe der Positionen erfolgt.
• Neue Seite: Die nachfolgenden Positionen werden auf der nächsten Seite fortgeführt. Es ist nicht nötig Neue Seite immer zu benutzen, da die Positionen automatisch auf der nächsten Seite fortgeführt werden, wenn auf einer Seite kein Platz mehr ist. Benutzen Sie diesen Typ nur, wenn Sie einen Seitenumbruch aus optischen oder inhaltlichen Gründen an genau dieser Stelle erzwingen möchten.

Rabatte/Aufschläge geben

Damit Rabatte oder Aufschläge in Vorgangspositionen (Rechnungspositionen) eingefügt werden können, muss die Option Einstellungen>Finanzen>Preise nutzen>Rabatte/Aufschläge ausgewählt sein.

Bei Vorgängen mit der Preisart Netto werden die Rabatte/Aufschläge auf die Nettopreise gegeben. Bei Vorgängen mit der Preisart Brutto werden die Rabatte/Aufschläge auf die Bruttopreise gegeben. Der Rabatt wird erst berechnet, wenn die aktuelle Vorgangsposition gespeichert wird. Sie können das Speichern mit dem Speichern-Symbol oder den Tasten Strg+S ausführen. Alternativ wird automatisch gespeichert, sobald die Vorgangsposition verlassen wird. Dies ist z. B. der Fall bei: Anzeige des Drucken-Fensters, Einfügen einer neuen Vorgangsposition/Vorgang/Kunden/Zahlung/Mahnung.

Rabatte/Aufschläge in einer Vorgangsposition einstellen

Geben Sie in einer vorhandenen Vorgangsposition in der Spalte Rabatte/Aufschlag den von Ihnen gewünschten Wert des Rabatts/Aufschlags ein. Zum Beispiel 10. Anschließend geben Sie in der Spalte Typ Rabatt an, wie der Rabatt/Aufschlag berechnet werden soll. Folgende Typen sind möglich:

• keiner: Im Moment ist kein Rabatt/Aufschlag gegeben. Sie können aber jederzeit einen geben.
• nicht rabattierbar: Im Moment ist kein Rabatt/Aufschlag gegeben. Auch später kann keiner gegeben werden. Wenn mehrere Vorgangspositionen ausgewählt sind und diesen ein Rabatt/Aufschlag gegeben werden soll, wird dieser nur den Vorgangspositionen gegeben, die nicht den Rabatt-Typ nicht rabattierbar besitzen.
• -% EP: Rabatt in Prozent auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR minus 10 % Rabatt = 45,- EUR. Der rabattierte Einzelpreis multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis. Dieser Typ wird automatisch ausgewählt, wenn noch kein Rabatt vergeben war.
• -% GP: Rabatt in Prozent auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• -EUR EP: Rabatt in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR minus 10,- EUR Rabatt = 40,- EUR.
• -EUR GP: Rabatt in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• +% EP: Aufschlag in Prozent auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR plus 10 % Aufschlag = 55,- EUR. Der rabattierte Einzelpreis multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis.
• +% GP: Aufschlag in Prozent auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• +EUR EP: Aufschlag in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR plus 10,- EUR Aufschlag = 60,- EUR.
• +EUR GP: Aufschlag in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• % Prov. EP: Provision in Prozent vom Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 10 % Provision von 50,- EUR = 5,- EUR. Die Provision des Einzelpreises multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis (Gesamtprovision).
• % Prov. GP: Provision in Prozent vom Gesamtpreis der Vorgangsposition.

Rabatte/Aufschläge in mehreren Vorgangspositionen oder am Ende des Vorgangs als Gesamtrabatt einstellen

Wählen Sie ein oder mehrere Vorgangspositionen aus. Anschließend klicken Sie im Bereich Positionen rechts auf das Menüsymbol ☰ (Drei waagerechte Striche). Dort wählen Sie den Menüpunkt Rabatt/Aufschlag einfügen. Es öffnet sich das Fenster Rabatt/Aufschlag. Füllen Sie dies wie gewünscht aus und bestätigen es mit OK.